Ο διαχειριστής πολυκατοικίας έχει την ευθύνη για τη διαχείριση και τη συντήρηση μιας πολυκατοικίας, που αποτελείται από πολλά διαμερίσματα. Οι κύριες αρμοδιότητες ενός διαχειριστή πολυκατοικίας περιλαμβάνουν:
- Διαχείριση οικονομικών: Ο διαχειριστής πολυκατοικίας είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του οικονομικού προϋπολογισμού της πολυκατοικίας. Αυτό περιλαμβάνει την είσπραξη των κοινόχρηστων εξόδων από τους κάτοικους, την πληρωμή των λογαριασμών και τη σύνταξη ημερήσιας ή μηνιαίας οικονομικής αναφοράς.Διαχείριση συντηρήσεων: Ο διαχειριστής πρέπει να είναι υπεύθυνος για τη συντήρηση των κοινόχρηστων χώρων και εξωτερικών περιουσιακών στοιχείων της πολυκατοικίας. Περιλαμβάνει τη συντήρηση του ασανσέρ, του κεντρικού συστήματος θέρμανσης, κλιματισμού και άλλων εγκαταστάσεων.Επικοινωνία: Ο διαχειριστής πρέπει να διατηρεί ανοιχτή και αποτελεσματική επικοινωνία με τους κάτοικους της πολυκατοικίας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ανταποκρίνεται στα αιτήματα και τις ανησυχίες τους, να οργανώνει γενικές συνελεύσεις και να ενημερώνει τους κατοίκους για οποιαδήποτε σημαντική αλλαγή ή εργασία στην πολυκατοικία.Διαχείριση προσωπικού: Σε ορισμένες πολυκατοικίες, ο διαχειριστής είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη και τη διαχείριση του προσωπικού που εργάζεται στην πολυκατοικία, όπως καθαριστές και τεχνικούς.Καθήκοντα ασφαλείας: Είναι επίσης υποχρέωση του διαχειριστή να διασφαλίζει την ασφάλεια της πολυκατοικίας, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης του συστήματος ασφαλείας και τη λήψη μέτρων πρόληψης κινδύνων.
Ο διαχειριστής πολυκατοικίας πρέπει να είναι επαγγελματίας που έχει γνώσεις στη διαχείριση πολυκατοικιών και να διαθέτει καλές δεξιότητες επικοινωνίας και ηγεσίας. Η καλή διαχείριση μιας πολυκατοικίας βοηθά στη διατήρηση της αξίας της περιουσίας και στη βελτίωση της ποιότητας ζωής των κατοίκων.
Ο διαχειριστής είναι ο εντολοδόχος των συνιδιοκτητών για την διαχείριση των κοινοχρήστων πραγμάτων ενός κτηρίου. Η εντολή στον διαχειριστή δίδεται από την συνέλευση των συνιδιοκτητών, που συγκαλείται σύμφωνα με τον κανονισμό και το αντικείμενο της εντολής αυτής δηλαδή οι αρμοδιότητες του διαχειριστή προσδιορίζονται επίσης από τον κανονισμό της πολυκατοικίας.Σε γενικές γραμμές όμως οι αρμοδιότητες αυτές είναι:
- Εξόφληση όλων των λογαριασμών κοινοχρήστων δαπανών , όπως ΔΕΗ, ύδρευσης, καθαριότητας, πετρελαίου κλπ.
- Επίβλεψη των τακτικών (π.χ. καθαριότητα) και εκτάκτων εργασιών (π.χ. επισκευή των βλαβών) στους κοινόχρηστους χώρους και εγκαταστάσεις του κτηρίου.
- Κατανομή των κοινοχρήστων δαπανών και έκδοση αναλυτικού λογαριασμού για κάθε διαμέρισμα χωριστά, ανάλογα με τα χιλιοστά συμμετοχής του.
- Είσπραξη των οφειλών των διαμερισμάτων.
- Έλεγχος του αποθέματος και προμήθεια του πετρελαίου θέρμανσης κατά τους χειμερινούς μήνες.
- Φροντίδα για τα διοικητικά θέματα όπως προβλέπει ο κανονισμός, δηλαδή σύγκληση συνέλευσης του κτιρίου αν υπάρξει ανάγκη και τήρηση των πρακτικών της.
- Γρήγορη ανταπόκριση όταν οι ένοικοι ζητούν την παρέμβασή του για την αποκατάσταση κάποιας ζημιάς ή βλάβης.
Πρακτικά, ο διαχειριστής είναι το εκτελεστικό όργανο και αφεντικό του είναι η συνέλευση της πολυκατοικίας.
Ο διαχειριστής όμως, εκτός ακραίων περιπτώσεων, πρέπει να αφήνεται απερίσπαστος να εκτελεί τα καθήκοντά του σύμφωνα με την κρίση του.
Οι συνιδιοκτήτες πρέπει να κατανοήσουν ότι ο διαχειριστής δεν υφίσταται για να ικανοποιεί τα καπρίτσια λίγων, αλλά για να υπηρετεί τα συμφέροντα όλων των ενοίκων.
Από την άλλη μεριά ο διαχειριστής πρέπει να αφιερώνει χρόνο για το κτήριο, να ακούει τις γνώμες των συγκατοίκων του αλλά να ενεργεί πάντα κατά την κρίση του και με γνώμονα το μακροπρόθεσμο συμφέρον των πολλών.
Ακόμα να φροντίζει να υπάρχει διαφάνεια σε όλες του τις ενέργειες και να μπορεί να αιτιολογήσει τις πράξεις του όταν του ζητηθεί.
Τι είναι κανονισμός
Κανονισμός πολυκατοικίας είναι το κείμενο που ρυθμίζει τις σχέσεις των συνιδιοκτητών και γενικά την λειτουργία της πολυκατοικίας.
Το κείμενο αυτό είναι μέρος του συμβολαίου που ο κάθε ιδιοκτήτης υπογράφει κατά την αγορά κάθε ιδιοκτησίας.
Με την υπογραφή λοιπόν του συμβολαίου, κάθε ιδιοκτήτης αποδέχεται τον κανονισμό της πολυκατοικίας και δεσμεύεται για την εφαρμογή του.
Ακόμα κάθε ιδιοκτήτης υποχρεούται σε περίπτωση ενοικίασης της ιδιοκτησίας του σε τρίτο, να δεσμεύει με το συμφωνητικό μισθώσεως τον ενοικιαστή στην τήρηση του κανονισμού.
Τι είναι αποθεματικό της πολυκατοικίας
Βασική ενέργεια για την έναρξη λειτουργίας της πολυκατοικίας είναι ο σχηματισμός του αποθεματικού της πολυκατοικίας, όταν το προβλέπει ο κανονισμός. Το αποθεματικό είναι ένα ταμείο το οποίο σχηματίζεται με την συμμετοχή όλων ενοίκων της πολυκατοικίας.
Τα χρήματα αυτά επιτρέπουν στον διαχειριστή να αντιμετωπίσει τις δαπάνες της πολυκατοικίας μέχρι την έκδοσή και είσπραξη των κοινοχρήστων.
Σε περίπτωση πού το διαμέρισμα / κατάστημα ενοικιάζεται, το αποθεματικό καταβάλει συνήθως ο ενοικιαστής και το αφαιρεί από τον ενοίκιο.
Το ύψος του αποθεματικού ταμείου της πολυκατοικίας ορίζεται είτε από το καταστατικό είτε με απόφαση γενικής συνέλευσης.
Καλό θα είναι να ανέρχεται στο μέσο μηνιαίο ύψος των δαπανών, για να μπορεί να καλύψει και πιθανές έκτακτες δαπάνες.
Επίσης πρέπει να προσαρμόζεται τακτικά στην άνοδο των δαπανών.